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IT業界未経験者の現場体験記!~ヘルプデスク・サポート事務編~ 面談、業務内容

はじめに

みなさんこんにちは!

今回はBreezeGroupの社員が現場に参画したらどのように働いているのかを、
私がIT業界未経験で入社してから今までに経験した”サポート事務系”の現場の体験に絞ってご紹介します!
参画するまでに何をするのか、サポート事務の現場は具体的にはどのような業務をするのか、などをお話ししていきます。

現場の参画までにはどんなことをするの?

まず、参画をするためには面談があります。
面談では、主に3分程度の自己紹介と質疑応答を行っていくのが通常の流れ。
一言に面談といってもその現場次第で時間や人数、面談方法などの設定が異なっていました。
私が経験しただけでも様々な設定の組み合わせがあったので、簡単に説明していきましょう。

時間

まず、時間!先ほど3分程度の自己紹介とさらっと説明はしたのですが、
基本は3分ではありますが私が経験した面談で一番短くて1分のものもありました。
面談は「ここで働きたい」「私はこんなことができる」と意欲を見せたり、
自分をアピールできる時間なので1分の面談は短すぎたので難しかったのを覚えています、、、

人数

次に人数です。人数は2人の時もあれば10人の時もあります。
先ほど時間を説明しましたが、自己紹介の時間が短かくなる理由は人数の関係もあるようです。
多くなればなるほど短く自己紹介を求められることがほとんど。

面談方法

次に面談方法です。
3,4年前まで基本は対面面談だったのですが、ここ最近でコロナ禍になったこともありWeb面談が増えました。
同じ”面談”といっても、2つの面談で見せ方や見られ方に差が出てきます。
対面は、目の前で見られていたりその場の空気なども実際に感じる為、緊張はしますが逆に表情や姿勢などもみられるため言葉以外のアピールは対面での面談の方が圧倒的にしやすいです。

一方最近増えたWeb面談はカメラで見られてはいますが、実際目の前に面談相手がいるわけではないため対面に比べて緊張は少ないですね。
しかし、お互いの接続の状況によっては時差なども生じたり、笑顔が分かりにくかったり、言葉以外のアピールをするのが難しかったです。
対面面談とWeb面談、両方の面談を経験したことがありますが、同じ面談でもこのような違いを感じました。

面接官2人と志望者が4人座って向き合って面接を行っているイラスト。

サポート事務はどんな業務?

次に実際私が参画してきたサポート事務の業務内容についてです!
私は事務を希望しているため、参画した現場はほとんどがサポート事務業務でしたが、現場によって行う業務は様々でした。今回はその様々な業務内容を3つの現場に絞ってご紹介いたします!

1つ目の現場

1つ目は、3か月間と初めから期間が決まっていた短期の現場でした。
初日の午前中にPCの設定や会社説明、業務内容の説明などの諸々が終わり、午後から業務がスタート。
業務内容は紙媒体の契約書をPDF化し、紙に記載されている番号をPDFのファイル名として入力し、Excelのファイルに格納する業務でした。
初日の午後から業務は変わることなく3か月間、大量すぎる紙媒体の契約書をひたすらにPDF化にする業務をしていました。

2つ目の現場

次に、2つ目の現場の業務の紹介です。2つ目の現場も2か月と期間が決まっていた短期の現場です。
この現場では、会社名の変更をした会社のヘルプデスクでした。
会社名を変更した為、会社名変更前に各都道府県や各市町村に届けていた入札関連書類の修正対応が必要となりました。
業務内容は、各都道府県や各市区町村のHPを検索しHPに記載されている入札関連のページから会社名変更の場合の必要書類をダウンロードしExcelのファイルへ格納する業務

検索し、入札関連のページがすぐに見つかると業務がサクサク進むのですが、HPによってはなかなか入札関連のページが見つからないことがあったり、そもそもHPが10年前から更新されていないものなどもありました。
その場合、必要書類やダウンロードの方法を確認するため電話での対応も行いました。
この現場も業務内容は2か月間特に変わらず期間が終了しました。

3つ目の現場

次に3つ目の現場を紹介します。3つ目の現場は期間が決められていない長期の現場で、発注書の作成が主な業務でした。
作成依頼に添付されている見積書を確認し、その見積書の内容を専用のツールに入力するという業務です。
見積書確認時に不備があった時は修正依頼をメール対応もしました。
また、作成した発注書は直接先方の方に提出するためミスがあってはまずいので、ダブルチェックをしてもらい、1件が完了するという業務の流れで進めていきます。

もちろん作成だけではなく、逆にほかの方が作成した発注書をダブルチェックする業務もありました。
約1年間勤めていましたが、作成依頼の件数が数字で表記されているため”あと〇件作らなくちゃ…”と
勤務開始時は思いますが勤務終了時にはその数字が0件と表示されるのでとても達成感を感じることができる業務でした。

以上、3つの業務内容を紹介しましたが、この3つの業務の共通点は繰り返し作業です。繰り返しの作業でミスを減らすためにはきちんと休憩をとることが大事だと感じました!

女性がマグカップを片手に一息つき休憩しているイラスト
 

参画するにあたって必要なこと

“必要なこと”と聞くとExcelの関数…などが浮かぶと思います。
もちろん必要なことではあるのですが現場によっては使わない場合もある為、今回は私が参画してきた現場で共通する必要な知識をご紹介いたします!

PC設定

まず、参画初日にどの現場でも必ずやることがPCの設定ですね。
基本PCなどは自分のを使わず現場から貸し出しをされます。そのため、どの現場でも初日の午前中などは設定をすることが多かったです。
その設定の際は、大体1人で進めていくことが多いのでエクスプローラーのフォルダの作り方やコピー機とPCのつなぎ方などは必ずできた方が困らないと思います。

タイピング

また、どこの現場でも必要と感じたものはタイピングの速度です。PCを使用するうえで文字を打つことは当たり前になってきます。
業務をサクサク行うにはタイピングの速度ももちろん関係してくるため練習しておいて損はないと感じました。

報連相

最後に、1番大事で必要なことは報連相です。例えば電車が遅延をしてしまったときは報告と連絡をしないと現場では無断欠勤という扱いになってしまいます…。
他にも仕事でのミスをしてしまい、報告や相談をしないで黙っていたりすると、大きなミスにつながってしまうこともあります。そのためどの現場でも報連相は大事だと感じました。

報告、連絡、相談と文字とともにそれぞれを人が行っているイラスト。

まとめ

いかがでしてでしょうか?私なりにこれまでの現場体験記まとめてみました。
私の経験が少しでもお役に立てれば幸いです!
最後まで読んでいただきありがとうございました。また何かの記事でお会い出来たらうれしいです(^^)/

別の現場で頑張っている社員の記事もあります!そちらもぜひ見てみてください。

作者情報

旅行やスポーツ、とにかくアウトドアなことが大好きです!旅行は国内外どこでも行ってみたくて、スポーツはバスケが得意です!それから、本物のカエルは触れませんが、イラストのカエルが大好きです!よろしくお願いします!