会議の時間を短縮/効率化する方法とツール

会議時間を短縮し効率化する2つの方法と有効なツール

会議を効率化する方法とは

ビジネスの現場において、組織や部署を越えたチームで業務を進める機会が増えています。
そのように立場や役割の違う複数のメンバーで業務を進めていくうえで欠かせないものが「会議」です。
現状の課題や今後の施策などを共有し、それぞれの意見をすり合わせて意思決定をするためには会議はとても重要な場だといえます。
しかし、必ずしも効率的かつ生産性の高い会議が行われているわけではありません。
業務において一定割合を占める会議を効率化できれば、その分時間が生まれそれを本来の業務や顧客対応のために使うことができます。
そのため、いかに会議を効率化できるか、ということは企業内においても大きな課題となっています。

「対面」の会議が当たり前ではなくなりつつある

近年、インターネット環境やモバイル端末の普及に伴い、ビジネスの現場においてもコミュニケーションツールは多様化しています。
従来のコミュニケーション手段は「対面」が主流であり、直接会って話すことを重んじる風潮がありました。しかし、
グローバル化や市場ニーズの多様化に伴い、目まぐるしく変化するビジネス環境の変化に対応していくためには、
情報共有・意思決定のスピードアップが求められます。そのため、従来のような対面での意思疎通よりも、
いかに効率的に素早く情報を共有できるか、という点が重要視されるようになっています。

会議時間を短縮し効率化するためには大きく2つの方法がある

効率的な会議を行うためには、どのような方法があるのでしょうか。
まず1つ目は、事前準備や参加者の意識を向上させ、会議の中身の質を上げる方法です。
事前にアジェンダを作成しておき、この会議で何を共有し最終的に何を決めるのかという点を確認しておくこと、
議論が脱線しないように議長がしっかり会議をコントロールすること、そういった方法がそれに当たります。
ただ漠然と会議に参加するのではなく、目的意識を持って参加することが会議の効率化に繋がります。
そして2つ目は、コミュニケーションツールを活用し、会議の開催方法自体を変えるという方法です。
会議参加者の事前準備や意識の向上といった会議の中身の効率化ももちろん重要ですが、それ以外にも会議の開催方法自体を変える
といった、いわば会議という大枠自体から根本的に見直す方法も効果的です。

会議の効率化に欠かせないツール「Web会議システム」

それでは、会議を効率化させるためのコミュニケーションツールにはどのようなものがあるのでしょうか。
ビジネスシーンで活用するコミュニケーションツールは、チャットや社内SNS、テレビ会議/Web会議システムなど
様々なものがありますが、その中で特に会議の効率化に有効なツールは「Web会議システム」です。
Web会議システムはインターネットに繋がるPCやモバイル端末があれば遠隔地と簡単に接続できるコミュニケーションツールです。
Web会議システムを使えば、どれだけ離れた拠点同士であっても移動することなく各々のオフィスから会議に参加することが可能となります。

会議のための日程調整の手間や移動時間の削減ができる

1ヵ所に集まっての会議を実施する場合、移動時間も加味して開催日時を決める必要があるため、
出席者のスケジュール調整をして開催日時を決めるだけで手間が掛かってしまいます。
また、出席者においても、往復の移動時間を含めるとたった数時間の会議に出席するためにほぼ丸一日拘束されてしまいます。
その点、Web会議システムであれば出席者は自分の拠点にいながら会議に参加できるため、日程調整も容易に行えます。
また、予定が組みやすいため会議予定が先延ばしになることもなくなり、情報共有のスピードアップや会議の参加率アップにも繋がります。

会議の時間短縮・効率化で企業価値向上へ

コミュニケーションツールの活用は、単純にコストの削減や時間の節約だけに寄与するものではありません。
Web会議システムを有効に活用し、会議を効率化することで、情報共有や意思決定のスピードアップが実現でき、企業価値の向上につなげることができます

Web会議が出来る無料ソフト8選

1.appear.in
2.BizMee_β
3.Chatwork
4.Googleハングアウト
5.Microsoft Skype
6.Soba meeting
7.V-SESSION
8.Zoomミーティング

当たり前とも言うべきことですが音声やビデオの品質はやはり有料製品に比べて劣ります。
インターネット回線の状況によっては頻繁に接続が中断されるなど、ユーザーのストレスになる可能性もあります。
無料Web会議システムのために回線を増設するのも難しいので、この点は必ず念頭に置きましょう。

以上のことを踏まえて、会議を実際に行いたいが、集まる時間がない、なかなか会議の場に参加できないといった時にはweb会議システムが役立ちます。
今後の打合せ等にweb会議システムを導入し効率化を図れればと思います。
デメリットも存在しますが、今後デメリットも改善しながら効率の良い会議を開催したいと思います。

作者情報
最近流行りのスマブラ買ってみました。文武両道は難しい。