作業効率が上がる！便利なショートカットキー＋α

クリスマス間近で大忙しのサンタとは別の意味で忙しいサンタですヽ(´Д‘;≡;´Д‘)丿
今回ご紹介するのは、パソコンのショートカットキー＋αということですが、よく聞く「コピー&貼り付け」のショートカットキーだとかそういった類のものを記載していくつもりはありません。
私自身が今の仕事で特によく使用するものだけを選んだものになりますので、もしかしたら期待されていたものと違うかもしれませんし、あるいは既知の方もいると思います。
ですが、知らない方にとって今からご紹介するものは、間違いなく仕事を効率化できるので是非、習得してくださると嬉しいです。

「値の貼り付け」ショートカットキー

エクセルにコピーした情報を決められたフォーマットへ入力をする際に「Ctrl+V」でそのまま貼り付けをしてしまい、元の形式を壊してしまったなんて経験はありませんか？
そういったことを避ける為にも使うのが「値の貼り付け」ですが、その度にマウスの右クリックから選んで実行するのは結構面倒。
加えて、「値の貼り付け」以外にも貼り付けオプションはありますので、うっかり押し間違えて余計な手間が増えたなんてことも多々あるかと思います。
ところが、エクセルには「クイックアクセスツールバー」という機能があり、そこで「値の貼り付け」を設定すれば、そのショートカットキーの作成が可能なのです。設定作業自体は簡単で以下の通りです。

まず、エクセルを開いて上の画像のように左上にある赤い丸部分をクリックし、「その他のコマンド(M)．．．」を選択します。

すると上の画像のような画面が出てきますので、「値の貼り付け」→「追加」で画像の右側の枠内に「値の貼り付け」が追加されます。あとは、右側の枠内の「値の貼り付け」をクリックし、一番上まで動かしたら「OK」をクリックして完了です。
本当にこれだけなのかと疑われるかもしれませんが、たったこれだけで「値の貼り付け」のショートカットキーの完成です。
肝心のショートカットキーは「Alt」と数字の「1」で「値の貼り付け」ができます。
この設定さえしていれば、別の貼り付けオプションを押し間違えることもなく、マウスで「値の貼り付け」を実行する必要もなくなるのでとても便利です。

一覧を表示するショートカット

次にご紹介するのが一覧を表示するショートカットキーです。と言われても、おそらくピンと来ないと思いますのでこちらの画像を見て下さい。

少し小さくて申し訳ないのですが、これは「Alt」と「Tab」の組み合わせによるショートカットキーで現在開いているサイトなどを一覧として表示させたものになります。表示できるのは、サイトはもちろんのこと、エクセルなどのオフィス系やフォルダ、ペイントも含む全てが対象です。これのメリットは、一覧として表示するだけでなく、今開いているものから別のものへ切り替えたい時に「Alt」を押した状態で「Tab」を
目的の所まで押すことで瞬時に切り替えられることにあります。
(他にも一覧を表示した状態で目的の所へマウスのカーソルを合わせ、クリックしても切り替えることができます。）
なので、切り替えの度にタスクバーまで行く面倒がなくなります。
また、「Alt+Tab」ショートカットキーは「Ctrl+C(コピー)」や「Ctrl+V(貼り付け)」、1で紹介した「Alt+1(値の貼り付け)」とキーの配置関係が近しく相性が良いことにも注目です。
例えば、エクセルで資料を作成するにあたってサイトから必要な情報をコピーして貼り付けようとした時に、従来のタスクバーとマウスの右クリックを使用する方法では結構な手間がかかります。

ですが、上の画像の①と②にエクセルとサイトをあらかじめ置いておけば、瞬時の切り替えに加えて、コピーも貼り付けも左手での簡単なキー操作だけで行えます。
実際、「Alt+Tab」を中心としたショートカットキーを駆使できるようになれば、従来の方法と比べて作業の効率化と時間の短縮を実現できます。
私自身、今の仕事に就いた当初に比べたら比較にならない程、仕事の回転率が上がりました。

役立つ+αを使おう

タイトルにも記載した通り、+αの内容をご紹介しようと思います。
ただし、次にご紹介するのはショートカットキーではありません。
期待されていた方は申し訳ございません。
それでも、こちらの内容もまた役立つものなのでそこは期待していてください。

さて、その内容ですが…、皆さんはOutlookをご存知でしょうか？
Outlookはオフィス系のひとつで主にメールで使用するものです。
実際に使われている方も多くいると思います。
ですが、今回はOutlookのメールの機能ではなく、あまり知られていないかもしれないメモの機能をご紹介致します。

まず、Outlookのメモを起動する為にメール画面左下にある赤い丸で囲った部分をクリックします。
そうすると、あまり変わっていないように見えるかもしれませんが、下のような画面に切り替わります。

実際にメモする内容を入力するには左上の「新しいメモ」か、画像の白い部分をどこでもいいのでダブルクリックすれば、下の画像のような黄色の枠(サイズ変更可)が出てきます。
あとは、メモしたい内容を入力して閉じるだけで下の画像左上にあるような形で保存されます。

ここまでの説明からだと、あまり他のメモ帳と比べてパッとしないように感じるかもしれませんが、よくよく考えてみて下さい。
例えば通常のメモ帳はデスクトップやフォルダなどに保存しておくと思いますが、その分デスクトップ上に溜まっていきます。
加えて、過去のメモやあらかじめ定型文なんかを入力して保存しておいたものでも数が多くなると探すのも大変だと思います。
ですが、Outlookのメモ機能であれば上の画像のようにタイトル付・色分けができるので一目で分かるように保存できます。
また、Outlook上に保存されるのでデスクトップに溜まることもなく、Outlookを起動すれば必要なメモは探すことができるのです。
その中でも特に、私が重宝しているのが色分け機能です。
私はメールの送信先によってある程度の定型文が決まっているので、Outlookのメモに保存しているのですが、それぞれ微妙に文言が異なっているので間違って送らないよう気を付ける必要があります。
ただ、それも色分け機能のおかげで、気を付ける必要はあっても間違えることはまずないので、安心してメールを送ることができます。

まとめ

なるべく説明が難しくならないように気を付けたつもりですが、いかがだったでしょうか？
今回ご紹介した内容は一部のものですが、本当に簡単かつ便利ですので、もしも使えそうなものがあれば是非、活用してみて下さい。
そして、作業の効率化や時間の短縮などは、必ずしもプログラミングやマクロなどでしかできないわけではありません。
作業の効率化や時間の短縮する方法は沢山ありますので、こうしたちょっとしたことからでもできることを始めてみるといいかもしれません。

※今回ご紹介したものはWindowsでのものになります。Macの場合は「Command+ Tab」でアプリを切り替え、「Command+ F1」でウィンドウを切り替えるといった手順が必要となるようです。