BusinessMail

ビジネスメールマナー超基礎

基礎用語

TO…宛先
・内容の確認、返信共に必要です。
CC…副送信・カーボンコピー
・TOへの連絡を参考・確認してもらいたい相手を入れます。
・TOもCCの連絡先が確認できる為、社内やプロジェクト内の連絡等に使用します。
・内容の確認は必要ですが、返信は不要です。
BCC…ブラインドカーボンコピー
・連絡先が確認できないので、社外複数(面識のない人)に一斉連絡をしたい時等に使用します。
・プロバイダやキャリアによってブロックされてしまう、誤ってTOやCCに入れてしまい情報漏洩させてしまう等取扱注意でもあります。
件名
・件名がないと不審なのでメールを開いてもらえない可能性さえあります、必ず入れましょう「ビジネスマナーの件」「修理のお願い」など簡潔で構いません。

業務メールアドレスの基本ルール

・業務目的以外で使用しない(サイトやメルマガの登録はNG!)
・業務に関係のない相手に教えない
・又個人所有のアドレスを業務に使用しない
上記を守ることは誤送信による機密情報の漏洩に対する最低限の配慮です。

メールを複数作成しなければいけない時も
・引用ミスを防ぐため、個人情報の表示された画面を複数開いて処理しない。
・過去に送信したメールの再利用は極力避ける。(文章を引用する場合は、個人情報や機密情報が含まれないように十分配慮する)

メールの誤送信について

ワンプッシュ、ワンクリックで個人情報および機密情報が漏洩するリスクを認識し、メール送信時は下記項目を2人以上で「声出し」「指差し」確認しましょう
・送信先
・宛先
・件名
・本文(件名との整合性や不要な情報の有無)
・署名
・添付ファイル
BCCとして送信する場合は、メールアドレスが表記されないよう再確認を忘れずに!
メールにパスワードを設定した場合は、パスワードは新規メールを作成し伝えましょう。
アドレス帳に社外のアドレスを登録する場合は、宛先ミスを防ぐため会社名を登録する。
意図しないアドレス変換を防止するため、宛先のオートコンプリート機能は無効にする。

!ウィルス感染防止のため、不審メールの添付ファイルは開かない。件名、アドレス、添付、本文に不審な内容がある場合は開かずに完全排除!

以上、基礎知識でした!
意外と忘れがち、油断していた部分もあったのではないでしょうか?

作者情報
「未来メディア」の運営と取材を主な業務としています。趣味はお酒を飲むことです。

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